Článek

Osobní spis zaměstnance řadíme mezi základní personální dokumentaci. Tento spis zaměstnance však nemá zákonem stanovenou formu, a proto se nedozvíme ani to, co by měl obsahovat. Z článku 11 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákoníku práce však vyplývá, že „zaměstnavatel smí o zaměstnanci shromažďovat pouze ty osobní údaje, které souvisejí s kvalifikací a odbornými zkušenostmi zaměstnance, a údaje, které mohou být významné z hlediska práce, kterou má zaměstnanec vykonávat, vykonává nebo vykonával.“

Osobní spis však nekončí ukončením pracovního poměru zaměstnance. Podle zákona o archivech a evidencích č. 395/2002 je osobní spis evidenčním záznamem, který je součástí evidence zaměstnavatele.

Osobní složka zaměstnance tedy většinou obsahuje všechny potřebné dokumenty, které se týkají jeho pracovněprávního vztahu se zaměstnavatelem, dokumenty o průběhu tohoto vztahu a jeho ukončení.

Na základě výše uvedeného můžeme do osobní složky zaměstnance zařadit:

• žádost o přijetí do zaměstnání,
• životopis,
• osobní dotazník,
• zápis z výběrového pohovoru a oznámení o výsledku,
• pracovní smlouva,
• dodatky k pracovní smlouvě,
• dohoda o materiální odpovědnosti,
• dohoda o zvyšování kvalifikace,
• potvrzení o zaměstnání,
• pracovní posudek,
• popis práce a specifikace pracovního místa,
• prohlášení zaměstnance vyjadřující souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely pracovněprávního vztahu, případně prohlášení zaměstnance vyjadřující jeho souhlas s vysíláním na služební cesty,
• dohoda o mzdě a mzdových podmínkách,
• potvrzení o úvodních informacích – pracovní řád, kolektivní smlouva, školení v oblasti BOZP a PO (včetně podepsaného záznamu),
• registrační list fyzické osoby (přihláška, změna, odhlášení),
• oznámení o změně osobních údajů,
• výstupní list,
• upozornění na porušení pracovní kázně,
• žádost o ukončení pracovního poměru/výpověď,
• potvrzení o doručení výpovědi,
• případně další doplňující dokumenty.

Je důležité vědět, že každý zaměstnanec má právo nahlédnout do svého vlastního osobního spisu, stejně tak si může pořizovat kopie a provádět výpisy a opisy. Toto právo zaměstnanci zajišťuje kontrolu nad tím, jaké údaje o něm zaměstnavatel shromažďuje.

Ne každý údaj však smíme zařadit do spisu zaměstnance. Citlivost některých údajů může zaměstnance ekonomicky a sociálně poškodit, zároveň mohou být tyto údaje i důvodem jeho znevýhodnění. Mezi tyto tzv. zakázané údaje patří:

• údaje o těhotenství – tento údaj nesmí být vyžadován v předsmluvních vztazích, tedy před uzavřením pracovního poměru,
• o rodinných poměrech,
• o bezúhonnosti, s výjimkou případů, kdy se jedná o práci, u níž se podle zvláštního předpisu bezúhonnost vyžaduje, nebo pokud požadavek bezúhonnosti vyplývá z povahy práce, kterou má fyzická osoba vykonávat,
• o politické, odborové a náboženské příslušnosti,
• informace odhalující zdravotní stav a zpracování jedinečných genetických a biometrických údajů týkajících se individuálních charakteristik fyzické osoby,
• údaje odhalující sexuální život nebo sexuální orientaci,
• národnostní, rasový či etnický původ nebo členství v různých organizacích,
• údaje vyjadřující politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení.

Pokud jde například o fotografii zaměstnance, ta již nepatří mezi zvláštní kategorii osobních údajů, tzv. citlivé osobní údaje, ale i tak může být zpracovávána pouze se souhlasem zaměstnance. Kromě toho do této kategorie nově nepatří ani rodné číslo ani vlastnoruční podpis.

PERSONÁLNÍ AGENDA

Do osobního spisu zaměstnance se zaznamenává také personální agenda. Tato agenda vzniká při:

• vzniku pracovního poměru, změně sjednaných podmínek pracovního poměru a při ukončení pracovního poměru – pracovní smlouva, dohoda o změně pracovní smlouvy, dodatek k pracovní smlouvě, výstupní listy, zápočetní listy
• zajištění základních personálních údajů – dotazník
• zajištění plnění oznamovacích povinností vůči Sociální pojišťovně a zdravotním pojišťovnám – přihlášky, odhlášky, změny
• realizaci školení zaměstnanců – BOZP, úvodní, periodická
• řešení záležitostí souvisejících s pracovním poměrem – majetková odpovědnost, porušení pracovní kázně.

MZDOVÁ AGENDA

Mzdová agenda by se na rozdíl od personální měla vést samostatně. Mzdová agenda má svá specifika, jako například to, že má v archivu jinou lhůtu pro uchovávání než personální agenda, zároveň podléhá odlišným kontrolním orgánům a také skutečnost, že mzdovou agendu často vykonávají jiní zaměstnanci (mzdoví účetní). Výjimkou je dohoda o mzdových podmínkách, která je povinnou součástí pracovní smlouvy.

Mzdová agenda zahrnuje:

• výpočet mezd,
• výpočet průměrných výdělků pro účely pracovněprávní,
• evidenci dovolených, evidenci pracovního volna s náhradou mzdy omezeného podle zákoníku práce (lékařské ošetření, případně jiné pracovní volno s náhradou),
• evidenci nemocí, ošetřovatelského příspěvku a stavů mimo evidenci,
• evidenci srážek ze mzdy jednotlivých zaměstnanců,
• vytváření a evidenci mzdových listů a výplatních pásek,
• převádění mezd na osobní účty zaměstnanců,
• odvádění příspěvků a daní na účty jednotlivých institucí a jejich vykazování (roční, měsíční)
• vystavování různých potvrzení (potvrzení o zdanitelném příjmu, potvrzení pro účely nemocenské dávky, jakékoli jiné potvrzení o příjmu na žádost zaměstnance),
• vytváření evidenčních listů důchodového pojištění pro sociální pojišťovnu.

K založení osobního spisu a vedení záznamů o průběhu zaměstnání není nutný souhlas zaměstnance. Zaměstnavatel by se však měl ujistit, že každému zaměstnanci je jasné a zřejmé, jak budou jeho osobní údaje dále zpracovávány.

Odpovědnost a pečlivost při vytváření osobního spisu zaměstnance, stejně jako při vedení personální agendy, by měly být pro všechny personalisty jakousi samozřejmou povinností. Jejich důležitým úkolem není poskytovat úplné a přesné informace pouze během trvání pracovního poměru, ale také po jeho skončení.