Článek

V tomto článku jsme pro vás připravili přehled o zpracování a ochraně osobních údajů dotčených osob při zajištění průběhu voleb.

Povinnosti provozovatele

Podmínky výkonu volebního práva a organizace voleb upravuje zákon č. 180/2014 Z.z. o podmínkách výkonu volebního práva a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „zákon č. 180/2014 Z.z.“). Tento zákon ukládá provozovatelům celou řadu povinností, k jejichž splnění je nezbytné zpracovávat osobní údaje dotčených osob – voličů.

Správce, jímž je ve většině případů obec, je povinen zpracovávat osobní údaje dotčených osob za účelem zajištění průběhu voleb v souladu s NAŘÍZENÍM EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení GDPR“) a zákonem č. 18/2018 Z.z. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „zákon č. 18/2018“).

Nařízení GDPR ukládá správcům při zpracování osobních údajů povinnost dodržovat určité zásady. Jednou z těchto zásad jetransparentnost, která především poukazuje na povinnost správce poskytnout dotčeným osobám veškeré informace stanovené v článcích 13 a 14 a veškerá oznámení uvedená v článcích 15, 22 a 34 nařízení GDPR. Jinými slovy, zásada transparentnosti pro správce znamená především plnění informační povinnosti vůči dotčeným osobám.

V souladu s výše uvedenými články nařízení GDPR a na základě stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů musí správce splnit komplexní informační povinnost, kterou by měl zveřejnit na úřední vývěsce nebo na svých webových stránkách. Existuje však více možností, jak tuto informační povinnost splnit. Provozovatel může příslušné dokumenty kromě úřední vývěsky a webových stránek umístit například přímo u vchodu do volební místnosti, na stůl s volebními lístky, nebo je může zaslat společně s dokumenty, které se voličům zasílají před volbami (např. o právu volit a být volen nebo oznámení o místě a čase voleb).

Informační povinnost by měla dotčené osoby informovat o všech účelech zpracování osobních údajů, tedy i o zajištění průběhu voleb, o právních základech takového zpracování, a rovněž by měla dotčené osoby informovat o konkrétních osobních údajích, které jsou zpracovávány.

V tomto případě se na základě zákona č. 180/2014 Z.z. o voličovi – dotčené osobě – v rámci seznamu stálých voličů zpracovávají údaje v následujícím rozsahu:

• jméno a příjmení,
• rodné číslo, v případě cizince datum narození, pokud mu nebylo přiděleno rodné číslo,
• státní příslušnost,
• název obce, název ulice, pokud je obec rozdělena na ulice, popisné číslo a orientační číslo domu trvalého bydliště.

Účelů zpracování osobních údajů pro zajištění průběhu voleb je několik, a proto by měly být v informační povinnosti uvedeny jednotlivě. Jedná se konkrétně o:

• Vedení stálého seznamu voličů;
• Vedení evidence členů okresní, městské a okrskové volební komise;
• Vedení kandidátní listiny.

Jelikož zajištění průběhu voleb je povinností obce, která vyplývá ze zákona č. 180/2014 Z.z., je právním základem plnění zákonných povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR.

Správce prokazuje pouze splnění své povinnosti, kterou je informování dotčené osoby. Není povinen prokazovat, zda se dotčená osoba skutečně seznámila s obsahem informační povinnosti jejím přečtením. Rovněž je důležité, aby byl správce připraven poskytnout informace v jazyce národnostní menšiny a/nebo ve formě určené pro zrakově postižené dotčené osoby.

V případě, že se jedná o zrakově postiženého voliče, může být určen jeden z členů komise, který přečtením informační povinnosti seznámí dotčenou osobu se způsobem zpracování jejích osobních údajů. Pověřený člen komise je povinenzrakově postiženou dotčenou osobu seznámit se způsobem hlasování, avšak za žádných okolností nesmí manipulovat(upravovat nebo vkládat do obálky) s volebním lístkem voliče.

Příklad toho, jak může taková informační povinnost obce vůči voličům vypadat, si v případě potřeby můžete na vyžádání stáhnout.

Organizační (provozní) opatření

Osobní údaje mohou zpracovávat pouze oprávněné osoby, tj. osoby, které jsou oprávněny se seznamovat s údaji uvedenými ve volebním seznamu nebo na kandidátní listině. Jsou jimi například členové komise a její zapisovatel. Zpracovávat lze pouze údaje, které jsou správné a úplné a podle potřeby aktualizované s ohledem na účel zpracování. Poskytování osobních údajů by mělo probíhat způsobem, který nenaruší jejich důvěrnost. Proto je poskytování těchto údajů telefonicky nebo elektronicky bez šifrování či anonymizace zakázáno.

Každá oprávněná osoba je podle § 11 odst. 4 zákona č. 180/2014 Z.z. povinna zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, s nimiž se seznámila v seznamu voličů. Pokud se tedy v místnosti nachází osoba, která není oprávněnou osobou provozovatele, je třeba zajistit, aby tato osoba nebyla seznámena s údaji uvedenými ve volebním seznamu. Neoprávněné osoby nacházející se ve volební místnosti nesmějí do seznamu nahlížet ani si pořizovat záznamy. Totéž platí pro neoprávněné osoby, které přepravují dokumenty obsahující osobní údaje. Je třeba zajistit, aby tyto osoby neměly přístup k obsahu osobních údajů. K takové přepravě je vyžadován souhlas určené osoby, která musí posoudit, zda takový přenos neohrožuje zabezpečení ochrany osobních údajů.

Oprávněné osoby musí zajistit, aby nedošlo ani k náhodnému seznámení se s osobními údaji jiných dotčených osob. Z tohoto důvodu je nutné, aby se dotčené osoby obsluhovaly jednotlivě při dodržení diskrétní zóny nebo aby osoby přicházely do volební místnosti postupně, a tak docházelo k postupnému předávání volebních lístků. V případě, že je nutné, aby volič podepsal převzetí volebního lístku a obálky, musí oprávněné osoby zajistit, aby nedošlo k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů jiných dotčených osob, jejichž údaje se nacházejí na stejné straně příslušného seznamu voličů. Takovému neoprávněnému zpřístupnění lze zabránit například přiložením čistého papíru na seznam ostatních voličů, kteří jsou uvedeni na stejném seznamu voličů. Tento způsob umožní podepisujícímu voliči vidět pouze své vlastní osobní údaje, a nedojde tak k narušení důvěrnosti údajů ostatních voličů. Stejná opatření na ochranu osobních údajů ostatních voličů na seznamu se vztahují i na hlasování mimo volební místnost.

Může se stát, že osobní údaje bude nutné předat jiným oprávněným osobám (jako je například policie, státní zastupitelství nebo příslušný soud) v rámci řízení o přestupku nebo trestního řízení. Takové předání osobních údajů je možné pouze se souhlasem statutárního orgánu, na základě písemné žádosti příslušného orgánu a v souladu s příslušným zvláštním zákonem. Statutární orgán pověří oprávněnou osobu, aby předala příslušné osobní údaje příslušnému orgánu, a to pouze na základě záznamu o předání, v němž je přesně uvedeno, komu a z jakého důvodu jsou příslušné údaje poskytovány. Tímto protokolem se přenáší odpovědnost za ochranu osobních údajů v souladu se zákonem č. 18/2018 Z.z. na příjemce.

Evidence členů okresní volební komise, místní volební komise a okrskové volební komise a vedení kandidátní listiny

Správce, v tomto případě obec, je povinen plnit informační povinnost i interně, a to ve vztahu k členům komise, jakož i k jednotlivým kandidátům do zastupitelstva, protože i jejich osobní údaje jsou správcem zpracovávány. Konkrétně se osobní údaje nacházejí na registrované kandidátní listině, kterou předložila politická strana. Na základě zákona č. 180/2014 Z.z. musí tato kandidátní listina obsahovat:

• název politické strany nebo názvy politických stran tvořících koalici,
• seznam kandidátů, který obsahuje:

1. jméno, příjmení, titul a datum narození kandidáta,
2. zaměstnání, které kandidát vykonává v době podání kandidátní listiny; údaj o zaměstnání nesmí obsahovat žádná vlastní jména ani jejich zkratky,
3. adresu trvalého bydliště kandidáta,
4. pořadí na kandidátní listině vyjádřené arabskou číslicí u všech kandidátů,

• jméno, příjmení, funkci a podpis osoby oprávněné jednat jménem politické strany a otisk razítka politické strany; v případě koalice jméno, příjmení, funkci a podpis osoby oprávněné jednat jménem každé politické strany tvořící koalici a otisk razítka každé politické strany tvořící koalici.

Provozovatel tedy zpracovává osobní údaje v výše uvedeném rozsahu. Osobní údaje obsažené v kandidátní listině zařazujeme do kategorie běžných osobních údajů.

Ještě před vstupem nařízení GDPR v platnost, zákon č. 122/2013 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „zákon č. 122/2013 Sb.“) zařazoval členství v politické straně do zvláštní kategorie osobních údajů (§ 13 zákona). Zpracování těchto osobních údajů by tedy bylo zakázáno, pokud by nespadalo pod některou z výjimek uvedených v § 14 zákona č. 122/2013 Sb. To však již neplatí, neboť nařízení GDPR vyřadilo členství v politické straně ze zvláštní kategorie osobních údajů.

V případě, že kandidátní listina obsahuje více získaných osobních údajů, než stanoví zákon č. 180/2014 Z.z. pro účely zajištění průběhu voleb, pověřená osoba zajistí výmaz té části údajů, která není pro daný účel zpracování nezbytná. Tento přístup odráží jednu ze zásad stanovených nařízením GDPR – zásadu minimalismu.

Další informace týkající se voleb a jejich souladu s GDPR budeme podle potřeby aktualizovat.

Zdroje:

Zákon č. 18/2018 Z.z. o ochraně osobních údajů

Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679

Často kladené otázky k nařízení a zákonu č. 18/2018 Z.z.

Úřad pro ochranu osobních údajů SR: Zajištění průběhu voleb a ochrana osobních údajů voličů