Odpovědnou osobou je oprávněná osoba, která zajišťuje dohled nad ochranou osobních údajů při zpracování osobních údajů u správce nebo zpracovatele. Odpovědná osoba se určí na základě jejích odborných kvalit, zejména na základě jejích odborných znalostí práva a postupů v oblasti ochrany údajů a na základě schopnosti plnit úkoly uvedené v článku 39 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
Odpovědná osoba při plnění svých úkolů náležitě zohledňuje riziko spojené s operacemi zpracování, přičemž bere v úvahu povahu, rozsah, kontext a účely zpracování. V souvislosti s výkonem svých úkolů je vázána povinností zachovávat mlčenlivost nebo důvěrnost informací v souladu s právem Unie nebo právem členského státu.
Je pověření odpovědné osoby povinností nebo oprávněním?
Podle čl. 37 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 správce a zprostředkovatel určí odpovědnou osobu v každém případě, kdy:
§ zpracování provádí orgán veřejné moci nebo subjekt veřejného práva, s výjimkou soudů při výkonu jejich soudní pravomoci,
§ hlavními činnostmi správce nebo zpracovatele jsou operace zpracování, které vzhledem ke své povaze, rozsahu a/nebo účelům vyžadují pravidelné a systematické sledování dotčených osob ve velkém rozsahu,
§ hlavními činnostmi správce nebo zprostředkovatele je zpracování zvláštních kategorií údajů podle článku 9 ve velkém rozsahu nebo zpracování osobních údajů týkajících se uznání viny za trestné činy a přestupky podle článku 10.
Skupina podniků může určit jednu odpovědnou osobu, pokud je tato osoba snadno dostupná z každého provozoviště.
Je-li správcem nebo zprostředkovatelem orgán veřejné moci nebo subjekt veřejného práva, lze pro více takových orgánů nebo subjektů určit jednu odpovědnou osobu, přičemž se zohlední jejich organizační struktura a velikost.
V jiných případech, než jsou případy uvedené v odstavci 1, může odpovědnou osobu určit nebo, je-li to vyžadováno právem Unie nebo právem členského státu, určí ji provozovatel nebo zprostředkovatel nebo sdružení a jiné subjekty zastupující kategorie provozovatelů nebo zprostředkovatelů. Odpovědná osoba může jednat jménem těchto sdružení a jiných subjektů zastupujících správce nebo zpracovatele.
Kdo může být odpovědnou osobou?
Odpovědná osoba by měla být nezávislá na správci nebo zpracovateli. Podléhá přímo nejvyššímu vedení správce nebo zpracovatele. Může být v pracovním poměru se správcem nebo zpracovatelem, případně může plnit své úkoly jako externí pověřená osoba na základě uzavřené smlouvy o poskytování služeb.
Odpovědná osoba se určuje na základě jejích odborných kvalit, a to zejména na základě jejích odborných znalostí práva a postupů v oblasti ochrany osobních údajů a na základě schopnosti plnit úkoly.
Správce a zprostředkovatel jsou povinni zveřejnit, například na svých webových stránkách, kontaktní údaje odpovědné osoby a oznámit je úřadu pro ochranu osobních údajů.
Jaké jsou úkoly pověřence?
Podle článku 37 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 má pověřenec následující úkoly:
- poskytovat informace a poradenství správci nebo zprostředkovateli a zaměstnancům, kteří provádějí zpracování, ohledně jejich povinností podle tohoto nařízení a dalších právních předpisů Unie nebo členského státu týkajících se ochrany údajů,
- sledování souladu s tímto nařízením, s ostatními právními předpisy Unie nebo členského státu týkajícími se ochrany osobních údajů a s pravidly správce nebo zprostředkovatele v souvislosti s ochranou osobních údajů, včetně rozdělení povinností, zvyšování povědomí a odborné přípravy personálu zapojeného do operací zpracování a souvisejících auditů,
- poskytování poradenství na žádost, pokud jde o posouzení dopadu na ochranu údajů a sledování jeho provádění podle článku 35,
- spolupráce s dozorovým orgánem,
- plnění úlohy kontaktního místa pro dozorový orgán v souvislosti s otázkami týkajícími se zpracování, včetně předběžné konzultace uvedené v článku 36 a podle potřeby i konzultace v jakýchkoli jiných záležitostech.
