Podmínky výkonu volebního práva a organizaci voleb upravuje zákon č. 180/2014 Z. z. o podmínkách výkonu volebního práva a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „zákon č. 180/2014 Z. z.“). Tento zákon ukládá obcím celou řadu povinností, k jejichž splnění je nezbytné zpracovávat osobní údaje. Letos k němu přibyl také zákon č. 185/2022 Z. z. o zvláštním způsobu hlasování ve volbách do orgánů obecní samosprávy a ve volbách do orgánů krajské samosprávy, které se konají v roce 2022 ve stejný den a ve stejný čas a kterým se mění a doplňují některé zákony (dále jen „zákon č. 185/2022 Z. z.“), který upravuje právo volit pro osoby s omezením osobní svobody z důvodu ochrany veřejného zdraví před onemocněním COVID-19.
Z hlediska ochrany osobních údajů jsou obce a města (dále jen „správce“) povinny přijmout přiměřená opatření a zajistit průběh voleb v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“) a zákonem č. 18/2018 Z.z. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „zákon č. 18/2018 Z.z.“) a dodržovat zásady přiměřenosti, transparentnosti ve vztahu k dotčeným osobám, zákonnosti, spravedlnosti a minimalizace zpracování osobních údajů.
S ohledem na výše uvedené povinnosti provozovatelů při konání voleb bychom vás rádi informovali o nejčastějších pochybeních.
Pochybení subjektů veřejné správy při volbách:
Nejčastěji se setkáváme s pochybeními v povinnostech souvisejících s transparentností, přiměřeností a bezpečností, s níž úzce souvisí i neoprávněné poskytování osobních údajů. Vysvětlení jednotlivých povinností a vznik možných pochybení je popsán dále v textu.
Porušení zásady transparentnosti:
Každá dotčená osoba, o které jsou zpracovávány osobní údaje, má právo být prostřednictvím informační povinnosti informována o zpracování svých osobních údajů. V rámci této povinnosti je obec povinna poskytnout následující informace:
- totožnost a kontaktní údaje správce (obce),
- kontaktní údaje osoby odpovědné za dohled nad ochranou osobních údajů,
- účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, jakož i právní základ zpracování,
- příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, pokud existují,
- kategorie dotčených osobních údajů,
- dobu uchovávání osobních údajů nebo, není-li to možné, kritéria pro její stanovení,
- práva dotčených osob,
- existenci automatizovaného rozhodování, včetně profilování uvedeného v čl. 22 odst. 1 a 4 nařízení, a alespoň v těchto případech smysluplné informace o použitém postupu, jakož i o významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro dotčenou osobu.
- v příslušných případech informace o tom, že správce má v úmyslu předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci, a informace o existenci či neexistenci rozhodnutí Komise o přiměřenosti, nebo,
- v případě předávání uvedených v článku 46 nebo 47 či v článku 49 odst. 1 druhém pododstavci nařízení odkaz na přiměřené nebo vhodné záruky a prostředky k získání jejich kopie, případně informace o tom, kde byly poskytnuty.
O zpracování osobních údajů během voleb je obec povinna před prvním zpracováním informovat všechny dotčené osoby – voliče, komise, zapisovatelů, kandidátů, a to prostřednictvím informační povinnosti zveřejněné na webových stránkách obce, na úřední vývěsce obce a nakonec i před samotným vstupem do každé volební místnosti.
Pokud obec nesplní povinnost ve smyslu článků 13 a 14 nařízení a neinformuje dotčené osoby o zpracování jejich osobních údajů před prvním zpracováním, dochází k porušení zásady transparentnosti ve smyslu nařízení.
Porušení zásady přiměřenosti a minimalizace:
Ve smyslu nařízení a zákona č. 18/2018 Z. z. lze osobní údaje získávat pouze pro konkrétní, výslovně uvedený a oprávněný účel a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který není s tímto účelem slučitelný.
Obec má povinnost zpracovávat pouze ty osobní údaje, které jí pro účely výkonu volebního práva umožňují zákon č. 180/2014 Z. z. a zákon č. 185/2022 Z. z. To znamená, že obec je povinna na písemnostech a formulářích zpracovávat pouze osobní údaje v rozsahu stanoveném těmito zákony. Ten, kdo vyhotovuje formuláře pro konání voleb, musí zajistit, aby bylo zabráněno svévolnému zapisování osobních údajů nad rámec výše uvedených zákonů (např. e-mailová adresa nebo telefonní číslo v rámci seznamu voličů).
Pokud obec zpracovává osobní údaje pro účely konání voleb nad rámec stanovený zákonem č. 180/2014 Z. z. a zákonem č. 185/2022 Z. z., dochází k porušení zásady minimalizace a přiměřenosti ve smyslu článku 5 nařízení.
Porušení bezpečnosti zpracování osobních údajů:
Obec je povinna přijmout přiměřená bezpečnostní opatření s ohledem na posouzení rizik spojených s průběhem voleb ve smyslu článků 25 a 32 nařízení a § 32 a § 39 zákona č. 18/2018 Z. z. J
