Na našem posledním webináři účastníci kladli otázky týkající se ochrany osobních údajů. V tomto článku vám přinášíme odpovědi na 3 z nich.
Co může zaměstnavatel uchovávat na „černé listině“? Může tyto informace použít v případě, že se bývalý zaměstnanec uchází o práci? Musí být o tom písemně informován?
Po skončení pracovního poměru může zaměstnavatel uchovávat osobní údaje bývalého zaměstnance pouze v omezeném rozsahu a pouze pokud k tomu existuje nějaký (stanovený) účel. Zaměstnavatel nesmí po skončení pracovního poměru uchovávat osobní údaje v plném rozsahu. Uchovávat lze pouze nezbytné dokumenty, jejichž archivace se řídí zvláštními právními předpisy a archivačním řádem (pokud existuje). Není možné uchovávat osobní údaje pouze proto, že by se mohly zaměstnavateli někdy v budoucnu hodit. V případě černé listiny se však jedná o sporný dokument, a to nejen z hlediska GDPR, a při jeho uchovávání je třeba dbát na to, jak jej plánujete využívat, aby nedošlo k případné diskriminaci zaměstnance.
Které dokumenty/osobní údaje nesmí být za žádných okolností součástí osobního spisu zaměstnance?
Mezi údaje, které do osobního spisu zaměstnance nepatří, řadíme:
- kopii občanského průkazu a kartičku pojištěnce,
- oddací list a rodný list dítěte (pokud se nepobírá příspěvek),
- údaje o politické, náboženské nebo odborové příslušnosti,
- informace odhalující zdravotní stav (zejména u osob se zdravotním postižením), biometrické a genetické údaje,
- sexuální orientaci,
- rasový, národnostní, etnický původ nebo členství v různých organizacích,
- údaje vyjadřující politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení
Prosím o vymezení rozsahu osobních údajů (identifikačních a kontaktních údajů) zaměstnance uvedených v záhlaví pracovní smlouvy. Děkuji.
V pracovní smlouvě by měly být uvedeny pouze základní identifikační údaje – jméno a příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození.
