Zodpovedná osoba GDPR (DPO)
Prostredníctvom nášho odborného tímu Vám zabezpečíme komplexnú službu zodpovednej osoby, ktorá je plne spôsobilá vykonávať túto funkciu na základe podmienok stanovených v článku 37 Nariadenia GDPR.
Zodpovedná osoba pomáha prevádzkovateľom udržiavať stály prehľad o správnosti postupov v oblasti nakladania s osobnými údajmi v organizácii. Táto služba zahŕňa výkon všetkých legislatívnych povinností, ktoré zodpovednej osobe ukladá priamo Nariadenie GDPR a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Službu zodpovednej osoby sme rozšírili o kontrolnú činnosť a pravidelný dohľad nad ochranou osobných údajov. Zjednodušene môžeme povedať, že zodpovedná osoba zabezpečuje pravidelný monitoring správnosti pri spracúvaní osobných údajov.
V rámci tejto služby sme nastavili proces, prostredníctvom ktorého vieme u klienta docieliť súlad s Nariadením GDPR a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Vďaka nižšie uvedeným krokom budú procesy a problematika ochrany osobných údajov vo Vašej spoločnosti zabezpečené ľahšie a jednoduchšie:
1. Analýza stavu ochrany osobných údajov a identifikácia všetkých operácií s osobnými údajmi
Analýza stavu ochrany osobných údajov vzhľadom na Nariadenie GDPR je základom pre správne nastavenie procesov. Na základe dôkladne vykonanej analýzy dokážeme:
- zmapovať tok osobných údajov a definovať všetky operácie, ktoré s osobnými údajmi vykonávate,
- definovať tretie strany, ktorým sú osobné údaje poskytované (na základe zmluvného vzťahu alebo zákonnej povinnosti),
- identifikovať, s akou kategóriou osobných údajov narábate (bežné osobné údaje alebo citlivé osobné údaje),
- zistiť, či máte dostatočne zabezpečenú ochranu osobných údajov, a to v oblasti objektovej bezpečnosti, personálnej bezpečnosti a IT zabezpečenia.
2. Komplexné vypracovanie všetkých potrebných dokumentov pre zabezpečenie súladu s Nariadením GDPR
Po prvotnej analýze je potrebné vypracovanie všetkých dokumentov a formulárov, v ktorých budú zadefinované všetky toky osobných údajov a navrhnuté procesy pre zabezpečenie ochrany osobných údajov. Táto dokumentácia obsahuje:
- Analýzu rizík, v ktorej sú kvantifikované všetky možné hrozby a dopady na ochranu osobných údajov.
- Bezpečnostnú politiku, ktorá obsahuje popis základných bezpečnostných opatrení potrebných pre zachovanie integrity osobných údajov.
- Smernice, ktoré slúžia na usmernenie pre osoby pracujúce s osobnými údajmi. Obsahom je opis postupov, ako narábať s osobnými údajmi alebo ako sa zachovať v rámci rôznych situácií, či už pri poskytovaní informácií dotknutým osobám alebo pri vzniku bezpečnostných incidentov.
- Sprostredkovateľské zmluvy, ktoré slúžia na zabezpečenie ochrany osobných údajov pri poskytovaní údajov na spracovanie ďalšiemu prevádzkovateľovi. Tieto vzorové zmluvy sú pripravované pre každého sprostredkovateľa samostatne, a to na základe druhu služby, ktorú sprostredkovateľ poskytuje prevádzkovateľovi.
- Informačnú povinnosť, prostredníctvom ktorej môžete informovať všetky dotknuté osoby o tom, aké osobné údaje o nich spracovávate, komu ich ďalej poskytujete a aké sú práva dotknutých osôb.
- Všetky potrebné formuláre - súhlasy, poverenia, záznamy a iné. Tieto dokumenty vypracujeme každému klientovi na mieru presne podľa účelu a spracovania osobných údajov.
3. Implementácia Nariadenia GDPR, ktorú považujeme za jednu z najdôležitejších činností pri poskytovaní našich služieb. Analýzu a všetky dokumenty Vám pomôžeme uviesť do praxe. Nadstavenie ochrany osobných údajov nie je len o vypracovaní krokov v papierovej podobe, ale hlavne o nadstavení systému ochrany osobných údajov, prijatím určitých bezpečnostných opatrení, a to v rámci:
- objektovej bezpečnosti – pomôžeme Vám s návrhom riešenia pre zlepšenie ochrany osobných údajov presne podľa kategórie Vami spracúvaných údajov (mzdová agenda, účtovná agenda, zdravotná dokumentácia, kamerový systém, matrika a.i.),
- personálnej bezpečnosti - vyškolíme všetkých Vašich zamestnancov o tom, ako postupovať pri spracúvaní osobných údajov, ako ich chrániť a ako predchádzať bezpečnostným incidentom, prípadne aj o tom, ako správne postupovať pri poskytovaní informácií o spracúvaní osobných údajov,
4. Pravidelná starostlivosť a poradenská činnosť
Problematika ochrany osobných údajov je rozsiahla a neustále sa. vyvíja. Pravidelná poradenská činnosť zodpovednej osoby Vás ako prevádzkovateľa odľahčí o starosť sledovať nové usmernenia a novelizáciu zákonov.
Zodpovedná osoba bude pre Vás
- monitorovať všetky zmeny v rámci ochrany osobných údajov,
- tieto zmeny pomáhať implementovať do Vašich vnútorných procesov a dokumentácie,
- informovať vás o aktuálnom dianí v problematike ochrany osobných údajov.,
- vykonávať periodickú kontrolnú činnosť a školenia v dohodnutých intervaloch, aby sa predchádzalo možným pochybeniam pri spracúvaní osobných údajov.
V prípade, že sa rozhodnete rozšíriť portfólio Vašich služieb, tak s pomocou zodpovednej osoby si môžete byť istý, že každé nové spracúvanie osobných údajov bude v súlade s platnou legislatívou.
Máte záujem o túto službu?
Túto službu poskytujeme aj v rámci TRC – viac o službe Zodpovedná osoba GDPR nájdete: Link