Osoba odpovědná za GDPR (DPO)
Prostřednictvím našeho odborného týmu vám zajistíme komplexní službu pověřence, který je plně způsobilý vykonávat tuto funkci na základě podmínek stanovených v článku 37 nařízení GDPR.
Pověřenec pomáhá správcům udržovat neustálý přehled o správnosti postupů v oblasti nakládání s osobními údaji v organizaci. Tato služba zahrnuje plnění všech zákonných povinností, které pověřenci přímo ukládá nařízení GDPR a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů. Službu pověřence jsme rozšířili o kontrolní činnost a pravidelný dohled nad ochranou osobních údajů. Zjednodušeně lze říci, že pověřená osoba zajišťuje pravidelné sledování správnosti zpracování osobních údajů.
V rámci této služby jsme nastavili proces, jehož prostřednictvím dokážeme u klienta zajistit soulad s nařízením GDPR a zákonem č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů. Díky níže uvedeným krokům bude zajištění procesů a problematiky ochrany osobních údajů ve vaší společnosti snazší a jednodušší:
1. Analýza stavu ochrany osobních údajů a identifikace všech operací s osobními údaji
Analýza stavu ochrany osobních údajů s ohledem na nařízení GDPR je základem pro správné nastavení procesů. Na základě důkladně provedené analýzy dokážeme:
- zmapovat tok osobních údajů a definovat všechny operace, které s osobními údaji provádíte,
- definovat třetí strany, kterým jsou osobní údaje poskytovány (na základě smluvního vztahu nebo zákonné povinnosti),
- identifikovat, s jakou kategorií osobních údajů nakládáte (běžné osobní údaje nebo citlivé osobní údaje),
- zjistit, zda máte dostatečně zajištěnou ochranu osobních údajů, a to v oblasti fyzického zabezpečení, personálního zabezpečení a IT zabezpečení.
2. Komplexní vypracování všech potřebných dokumentů pro zajištění souladu s nařízením GDPR
Po úvodní analýze je nutné vypracovat všechny dokumenty a formuláře, v nichž budou definovány všechny toky osobních údajů a navrženy procesy pro zajištění ochrany osobních údajů. Tato dokumentace obsahuje:
- Analýzu rizik, v níž jsou kvantifikovány všechny možné hrozby a dopady na ochranu osobních údajů.
- Bezpečnostní politiku, která obsahuje popis základních bezpečnostních opatření nezbytných pro zachování integrity osobních údajů.
- Pokyny, které slouží jako vodítko pro osoby pracující s osobními údaji. Obsahují popis postupů, jak nakládat s osobními údaji nebo jak se chovat v různých situacích, ať už při poskytování informací dotčeným osobám, nebo při vzniku bezpečnostních incidentů.
- Smlouvy o zprostředkování, které slouží k zajištění ochrany osobních údajů při předávání údajů k zpracování dalšímu správci. Tyto vzorové smlouvy se připravují pro každého zprostředkovatele samostatně, a to na základě druhu služby, kterou zprostředkovatel správci poskytuje.
- Informační povinnost, prostřednictvím které můžete informovat všechny dotčené osoby o tom, jaké osobní údaje o nich zpracováváte, komu je dále poskytujete a jaká jsou práva dotčených osob.
- Všechny potřebné formuláře – souhlasy, pověření, záznamy a další. Tyto dokumenty připravíme každému klientovi na míru přesně podle účelu a způsobu zpracování osobních údajů.
3. Implementace nařízení GDPR, kterou považujeme za jednu z nejdůležitějších činností při poskytování našich služeb. Pomůžeme vám uvést analýzu a všechny dokumenty do praxe. Nastavení ochrany osobních údajů nespočívá pouze ve vypracování postupů v papírové podobě, ale především v nastavení systému ochrany osobních údajů a přijetí určitých bezpečnostních opatření, a to v rámci:
- bezpečnosti objektu – pomůžeme vám navrhnout řešení pro zlepšení ochrany osobních údajů přesně podle kategorie údajů, které zpracováváte (mzdová agenda, účetní agenda, zdravotní dokumentace, kamerový systém, matrika atd.),
- B personální bezpečnosti –B proškolíme všechny vaše zaměstnance, jak postupovat při zpracování osobních údajů, jak je chránit a jak předcházet bezpečnostním incidentům, případně i jak správně postupovat při poskytování informací o zpracování osobních údajů,
4. Pravidelná péče a poradenská činnost
Problematika ochrany osobních údajů je rozsáhlá a neustále se vyvíjí. Pravidelná poradenská činnost pověřené osoby vás jako správce zbaví starostí sledovat nové pokyny a novelizace zákonů.
Pověřená osoba pro vás bude
- sledovat všechny změny v oblasti ochrany osobních údajů,
- pomáhat tyto změny implementovat do vašich interních procesů a dokumentace,
- informovat vás o aktuálním dění v oblasti ochrany osobních údajů,
- provádět pravidelné kontroly a školení v dohodnutých intervalech, aby se předešlo možným pochybením při zpracování osobních údajů.
Pokud se rozhodnete rozšířit portfolio svých služeb, můžete si s pomocí pověřené osoby být jisti, že každé nové zpracování osobních údajů bude v souladu s platnou legislativou.
Máte o tuto službu zájem?
Tuto službu poskytujeme také v rámci TRC – více o službě „Odpovědná osoba GDPR“ najdete: odkaz